Comment bien préparer un événement ?

Vous souhaitez organiser un séminaire ou une conférence pour vendre votre offre, faire connaître votre entreprise ou motiver des collaborateurs. Si votre objectif est de faire dormir ce public, alors vous pouvez ignorer le reste de cet article.

Par contre, si vous voulez des conseils et des pistes de réflexion pour éviter quelques erreurs, en voici.

1. Identifiez votre objectif

Votre événement doit provoquer une transformation auprès du public. Idéalement, il doit y avoir un « avant » et un « après », parce qu’on a vécu ou appris quelque chose qui a de l’impact.

Par exemple, pour un événement professionnel, le public appréciera de :

• découvrir et retenir une information majeure si elle est bien mise en scène,
• s’engager vers une offre commerciale, un produit, un service si l’envie a été créée,
• recommander votre marque ou votre entreprise, etc. si vous donnez de vraies infos à partager
• passer à l’action en réalisant quelque chose de stimulant : vous recommander sur internet, faire connaître les bons souvenirs de l’événement à d’autres personnes, etc.

Sur une page de cahier ou avec votre traitement de texte, prenez note des objectifs qui vous semblent importants. Vous pourrez ensuite réfléchir au « comment ».

S’il est possible de les chiffrer, évaluez des objectifs quantifiés. Voici des choses que vous pouvez mesurer :

• le nombre d’inscrits, de présents et d’absents
• le nombre de promesses d’abonnements, de bons de commande remplis, de réservations
• le nombre de posts, de likes, de partages de vos contenus sur les réseaux sociaux
• Intéressez-vous à ce que les gens peuvent attendre de l’événement. Mettez en face ce que vous allez leur proposer, et faites en sorte que que cela corresponde au mieux.

Vous pouvez réfléchir à des valeurs qui vous serviront de repère, et que vous pourrez mesurer avant, pendant ou après l’événement. Cela sera utile surtout si vous prévoyez de répéter l’événement ou d’engager un budget important.

Tout ne se résume pas à des chiffres, et certains objectifs qualitatifs sont aussi importants : vivre une expérience collective enrichissante, passer du bon temps et garder des souvenirs positifs de l’événement pourra aussi beaucoup compter pour vous, vos intervenants et votre public.

Comme c’est difficile de mesurer un impact non chiffré, une solution pour le rendre concret pourra être le recueil de témoignages. Par exemple avec un livre d’or ou mieux : en vidéo. Par exemple, filmer l’avis de participants enthousiastes à la fin de l’événement peut-être une bonne idée. Mais d’abord, réfléchissons à qui vous voulez vous adresser.

2. Identifiez votre public cible

A moins de créer un événement à guichet fermé avec un public déjà acquis (une rockstar, un conférencier ultra connu, etc.), vous allez chercher à attirer de nouvelles personnes (prospects, etc.), et vous allez devoir les motiver à venir.

Faites d’abord en sorte d’identifier un portrait-robot (un avatar client) correspondant à la personne idéale attendue pour votre événement.

Identifiez son statut social, son métier ou sa situation géographique. Réfléchissez à ses attentes, ce qui l’intéresse, à ses modes de communication les plus probables (Linkedin ou Instagram, etc.).

En gardant la trace de ces critères, vous aurez plus facilement des idées de communication et de prospection pour toucher les bonnes personnes.

Par exemple, à partir de mots-clés autour de ce qui intéresse votre public, ou ce à quoi il ressemble, vous pourrez prospecter et lancer des invitations sur Linkedin, Facebook, etc.

Sur Linkedin, à partir des filtres de recherche sur un secteur d’activité, une zone géographique, un intitulé de poste (ex: directeur commercial, ingénieur, etc.), des milliers de participants potentiels pourraient être invités. Ils sont juste à quelques clics de vous.

Si vous souhaitez constituer un fichier client à partir d’un portrait-robot de votre clientèle idéale, sachez que Starter Clic propose de vous aider à définir votre avatar client :

3. Identifiez les bons orateurs

Un événement réussi repose sur du contenu attractif, une animation efficace et même éventuellement, une préparation de la salle avant que le « show » ne démarre.

Vous pouvez inviter des « speakers » professionnels qui apporteront leur expérience à votre organisation ? C’est tant mieux. Des organismes comme l’Association Française des Conférenciers Professionnels (AFCP) permettent de les identifier. Leur expérience du public, leur professionnalisme et leur contenu auront davantage de chances séduire, intéresser, faire rire ou inspirer.

Si votre budget ou le contexte de l’événement implique que des personnes peu habituées à la prise de parole montent sur scène, il est aussi possible de les faire coacher. Des professionnels du pitch et de la prise de parole en public proposent des formations en ligne, des ateliers de préparation de 2h ou sur un week-end…

On en connait, donc n’hésitez pas à nous demander un avis ou une suggestion de contact si besoin.

Il est possible enfin de faire appel à un « chauffeur de salle» comme sur les plateaux de télévision, pour faire monter l’ambiance et préparer le public à un accueil chaleureux (c’est utile si vous filmez l’événement par exemple).

Validez « qui, quoi, quand et comment »

Faites une sélection des personnes qui prendront la parole, et prévoyez toujours idéalement une solution de recours, un plan B dans l’hypothèse d’une grève de transport, d’un accident, d’un oubli ou d’un empêchement de dernière minute (maladie, etc.).

Précisez-leur vos objectifs. Discutez du contenu s’il doit être adapté, surtout avec un conférencier débutant, pour ne pas le voir improviser ou se sentir désarçonné par un imprévu le jour J. Les qualités d’improvisation ne sont utiles que pour corriger les détails de dernière minute. Demandez à voir un extrait de la présentation, du discours, etc. sans aller jusqu’à l’excès. Si vous projetez des documents sur un écran, obtenez les fichiers dans les délais suffisants pour que votre « régie » puisse se préparer, anticiper les soucis (visuels ou logo inadéquats, taille de résolution de l’écran inadaptée, etc.).

4. Planifiez l’organisation et la logistique

Anticipez le déroulement de l’événement. Visualisez-le en pensant à ce que vous souhaitez, mais aussi ce que vous voulez éviter.

Encouragez la préparation et les repérages

Au minimum, surtout si le public est nombreux, encouragez vos intervenants à visiter les les lieux de l’événement à l’avance. Si ce n’est pas possible, leur présence est nécessaire au plus tard une heure avant le démarrage.

Il est TOUJOURS utile de prendre contact avec le lieu physique et même identifier les boutiques aux alentours (supermarché, etc.) pour réagir plus vite face aux problèmes techniques et aux imprévus. On ne sait jamais ce qui peut arriver :

• un problème inopiné de connexion internet, une panne de de régie son, d’alimentation d’ordinateur..
• les piles d’un micro ou d’un pointeur laser qui ne fonctionnent plus, un pointeur laser en panne, etc.
• un souci vestimentaire, une chemise déchirée ou subitement tâchée par un capuccino abandonné sur une table, etc.

Pour un événement physique, il est important d’avoir visité les lieux AVANT le jour J, surtout si vous choisissez un lieu original qui n’accueille pas régulièrement du public. Cela vous aidera à repérer à l’avance un problème d’accès ou de signalétique, d’éclairage trop faible, un effet excessif d’écho avec une acoustique mal adaptée, un mur de salle trop abîmé qu’on pourra enjoliver par un kakémono ou une affiche, etc. Sans parler de travaux inopinés : le chant d’un marteau-piqueur voisin peut lasser assez vite.

Rassemblez les informations que vous partagerez au public et aux participants mis en scène :

• la date, l’heure
• l’adresse, en donnant des indications
• le programme résumé (pour le public)
• le programme détaillé (pour vous et les intervenants)
• le matériel sur place (sonorisation, écrans et caméras vidéo, table avec micros, etc.)
• les flyers, affiches et matériels de communication pour votre marque ou organisation
• la logistique pour l’accueil (hôtesse, vestiaire, billetterie sur place)

5. Chiffrez votre budget

La qualité de votre événement dépendra en partie du budget disponible. Voici des charges à prendre en compte :

• frais de location de la salle
• défraiement / frais de prestation pour les intervenants
• frais de transport pour les organisateurs et le matériel
• frais d’hébergement (si l’événement se déroule sur plus d’une journée)
• frais de logistique (sonorisation, tournage et montage vidéo)
• frais de bouche (café et rafraîchissements, buffet du type, repas du déjeuner, collation lors de l’accueil ou de la pause à mi-matinée)
• frais de marketing et communication (flyers, affiches, site web, publicité en ligne, publications sur les réseaux sociaux)

En fonction des devis obtenus, vous pourrez ajuster sur la localisation et le standing de la salle, le cachet de rémunération des orateurs, etc.

6. Anticipez le planning et les invitations

Il n’est pas indispensable que tout soit déjà prêt pour commencer à préparer la communication sur votre événement.

Même si une date n’est pas encore définie, vous devrez anticiper les prises de contacts auprès d’orateurs potentiels, tout simplement parce que leur agenda peut être bloqué plusieurs mois à l’avance. Or ils devront être disponibles selon votre calendrier : contactez-les bien en avance !

Animez une communauté qui s’intéressera à votre événement 

Vous pouvez sensibiliser le public au sujet de l’événement avant même qu’il sache qu’une édition aura lieu. Publiez sur votre site internet, sur vos comptes Facebook, Linkedin, Instagram ou Twitter du contenu régulier autour des thématiques de l’événement.

Publiez des informations qui intéressent votre public idéal. Il sera toujours plus facile d’attirer ce public déjà sensibilisé, car votre événement lui permettra d’aller plus loin ou de rencontrer des personnes qui partagent le même centre d’intérêt.

Rester lucide sur les « no show »

Gardez en tête que si vous organisez un événement gratuit, vous aurez un nombre toujours non nul d’inscrits peu motivés, qui auront oublié l’événement ou qui auront un empêchement et ne seront pas présents le jour J.

Parfois, on ne retrouve souvent que la moitié (50%) des inscrits réellement présents lors de l’événement, quand la participation est modérée ou gratuite.

Ce pourcentage baisse évidemment pour les événements payants, quand le prix est important, ou lorsque le thème de l’événement est sensible pour les invités.

7. Organisez vos actions marketing

Faites la liste des leviers de communication à activer pour inviter le public à s’inscrire.

Vous pourrez partager des visuels ou un lien web vers une billetterie en ligne, idéalement un mini site web dédié à l’événement.

Pensez à être présent par exemple :

• par email (auprès de vos contacts ou en louant une base d’emailing de prospects)
• sur les réseaux sociaux : Linkedin, Facebook, Instagram, Twitter…
• par la publicité (dans la presse papier, les flyers, l’affichage des bus, pancartes…)

Créez des visuels engageants

Avant de partager des invitations, faites le point sur vos éléments de communication.

Un nom, un logo, un descriptif enthousiasmant vont soutenir votre invitation. 

Entre l’annonce de l’événement sur votre site internet, sur Linkedin, via de la publicité en ligne, du partage de flyer… vous aurez différentes opportunités dont on va parler plus bas.

Evitez l’amateurisme du « fait maison » et soignez cet aspect : pour le public, le visuel sera à l’image de l’événement.

Si vous avez besoin d’idées ou d’un coup de main opérationnel, vous savez que Starter Clic est là pour ça : création de visuel, d’illustration pour un post ou une publicité…

Utilisez l’emailing

L’email marketing continue de fonctionner pour toucher des prospects. Si vous avez déjà une liste de contacts, vous pouvez rédiger un ou plusieurs messages d’invitation, de sensibilisation.

Si vous n’avez pas de liste de contacts email, vous pouvez louer une base d’emails auprès d’un prestataire spécialisé.

Votre contact invité doit pouvoir signaler son intérêt en s’inscrivant en répondant à votre message email clair et sans faute d’orthographe, en rejoignant une page web agréable à consulter ou un formulaire de billetterie en ligne… sécurisé et qui fonctionne correctement.

Rappelez-vous que Starter Clic propose des services de rédaction, de relecture, de paramétrage et de mise en forme d’une newsletter pour créer un message de qualité professionnelle.

Créez une page web événementielle avec une billetterie

Vous n’aurez jamais le temps humain d’expliquer et rappeler en détail au public et aux personnes invitées le programme de l’événement, les modalités d’inscription ou d’accès à la salle. Ces informations doivent figurer quelque part sur internet.

Créez un mini-site web événementiel, une page d’information ou de billetterie en ligne qui présentera ces informations. Vous pouvez utiliser une plateforme dédiée comme EventBrite, WeeZevent, Meetup, etc.

Cela aidera le public à être autonome et à s’inscrire sans vous déranger avec des questions basiques.

Si vous souhaitez disposer d’une page événementielle avec billetterie pour facturer votre public, un service Starter Clic vous le propose :

Pensez au flyer physique ou numérique

Vous pouvez commander sur Starter Clic la création et l’impression de flyers numériques, que vous pouvez diffuser dans une brochure électronique au format PDF ou en version papier.

Si vous avez la possibilité de distribuer des flyers imprimés, ou de les faire parvenir par courrier, une bonne nouvelle : les tarifs d’impression sont devenus modiques. Quelques dizaines ou centaines d’euros suffisent pour se faire livrer des centaines ou milliers d’exemplaires imprimés.

Vous pouvez commander la création d’une page d’événement avec une billetterie en ligne.

Vous pouvez enfin faire appel à un photographe ou un vidéaste pour tourner des images sur place. Vous obtiendrez alors une vidéo à partager APRÈS l’événement, dans les jours qui suivent pour faire savoir aux présents comme aux absents à quel point c’était important d’être là !

8. Préparez les éléments utiles concernant le public

Pendant votre événement, du matériel peut être remis au public. Ce peut être un objet promotionnel, un bloc-notes avec son stylo pour prendre des notes, etc.

Pensez aux fichiers d’inscrits, badges, objets promotionnels…

Prévoyez si nécessaire des badges nominatifs et le résumé du programme de l’événement.

Vérifiez enfin que tout fonctionne concernant les outils de collecte d’information sur les présents. Vous aurez certainement besoin de les remercier, les relancer pour promouvoir votre offre, un nouvel événement dans le futur, etc.

Utilisez une base de données ou un classeur au format papier qui vous permettra de pointer les inscrits. Votre fichier comprendra si besoin prénom, nom, entreprise, email et téléphone…

Pensez à mettre en place des consignes pour les personnes de l’organisation : qui fait quoi, qui vérifie que les billets ont bien été réservés et payés, etc.

Préparez la com’ sur les réseaux avant / pendant / après l’événement

Si vous utilisez des présentations affichées sur écran, pensez à indiquer au public un hashtag (#motdiese) pour ceux qui souhaiteraient partager une photo dans l’instant sur leur réseau social (Facebook, Twitter, etc.).

Tout est bon pour encourager au partage, surtout pour un atelier, un workshop payant :

• une photo parlante issue d’une diapositive / slide
• une citation marquante d’un speaker
• un message ou un chiffre fort de l’événement

Veillez aussi à bien sécuriser vos fichiers et votre matériel. Pensez à la mise en place d’une backup (c’est toujours un bon réflexe pour vos outils informatiques), mais aussi à la surveillance de vos équipements. Un vol, une perte ou un oubli d’ordinateur portable sont vite arrivés.

9. Préparez une répétition générale

Selon la taille et l’enjeu de l’événement, il est conseillé de prévoir une répétition sur place avec les intervenants, l’équipe d’animation, les organisateurs, etc.

Les professionnels expérimentés pourront suggérer des améliorations et les débutants pourront mieux se préparer à la prise de parole, au déplacement sur la scène ou en coulisse, etc.

10. Le jour J, relâchez la pression

Le jour de l’événement, suivez votre plan sans pour autant communiquer votre stress aux personnes qui vous entourent. Si tout a été préparé correctement, tout devrait très bien se passer.

Gardez de toute façon en tête que la qualité d’un événement tient beaucoup plus à l’humanité, à la chaleur des échanges dans le public et à l’énergie de ce qui se passe sur scène qu’au contenu technique à proprement parler. N’ayez pas peur d’un moment d’improvisation, surtout s’il s’accompagne d’un peu d’humour, d’émotion et de second degré.

Un public stimulé pardonnera vite l’imperfection et les petites erreurs, tant que votre équipe n’y prête pas trop d’attention. Quand la spontanéité et le professionnalisme sont ensemble au rendez-vous, tout va toujours pour le mieux.