7 outils de gestion de projet pour faire avancer votre marketing web

Pour votre entreprise, le temps, c’est de l’argent ! Et comme nous vivons dans l’économie de l’information depuis l’explosion d’internet et des réseaux sociaux, partager vite et bien la bonne information pour faire avancer un projet important est synonyme d’opportunités, de chiffre d’affaires en plus, et de travail réalisé correctement et sans retard.

Donc : plus vous et vos collaborateurs pourrez gérer efficacement des projets, plus vous serez rentable et compétitifs par rapport à vos concurrents. C’est pourquoi cet article va vous présenter des outils de gestion de projet adaptés au marketing web. En voici 7 parmi les meilleurs.

Mais d’abord, vérifiez que vous avez vraiment l’intérêt et la motivation d’adopter un tel outil, pour éviter de perdre du temps ou de l’argent.

À quoi va servir votre logiciel de gestion de projet ?

La question « à quoi ça sert ? » est importante car si l’un de vos contacts pense que l’outil ne sert à rien, ne l’utilise ou ne le consulte pas, vous perdrez en efficacité.

Beaucoup d’entreprises déploient des outils réputés magiques qui, six mois après, ne servent à rien et fâchent tout le monde. Ils sont boudés par les collaborateurs parce qu’ils estiment que :

• cela leur fait perdre du temps
• c’est trop compliqué ou trop lourd à utiliser
• c’est inutile quand un coup de fil ou un simple email suffirait

Retenez donc que :

1. Garder l’échange d’email à deux ou à trois personnes avec des envois de fichiers en pièces jointes sera parfois plus efficace qu’imposer à tout le monde un logiciel de gestion de projet
2. Un outil efficace est celui qui « fait le job » sans chichi. Trop d’options, de champs à remplir ou de clics à faire seront autant de freins qui vont rebuter ou agacer, et donneront envie à vos partenaires d’envoyer l’outil à la poubelle.

Bien sûr, plus les tâches seront fréquentes et nombreuses, plus elles concernent un nombre important de personnes, plus le recours à un outil de gestion de projet sera indispensable.

Par exemple, pour la gestion d’une campagne d’emailing qui orientera vos prospects vers une page de vente WordPress, un même projet (réglages d’une plateforme de routage d’email, préparation d’une page de vente WordPress Divi, paramétrage et envoi de la newsletter, etc.) pourra mobiliser des personnes de différents services : administration informatique, marketing, vente, support client…

A noter que pour vous simplifier la vie, il existe des partenaires comme Starter Clic qui s’occupent des tâches qui vous prennent trop de temps 😉

Pour terminer cette introduction, voyons trois arguments à partager avec vos équipes pour vérifier qu’investir dans une licence gratuite ou payante a du sens, et pour faire adopter votre futur outil à tout le monde.

3 situations qui rendent indispensables l’adoption d’un outil de gestion de projet

Un logiciel de gestion de projet vous sera utile si :

1. Vous devez partager et faire évoluer beaucoup d’informations
   • Vous avez de nombreuses questions à trancher, un grand nombre de fichiers de travail comme des textes, logos et images, des documents de reporting, etc.
2. Vos projets et vos actions vont s’étaler dans le temps
   • Vous avez besoin d’un calendrier et d’un rétro-planning détaillé qui comptera plusieurs étapes (pour un lancement de produit, pour une refonte de site web…)
3. Vous construisez le projet avec « beaucoup » d’autres personnes (salariés, consultants, fournisseurs, prestataires webmarketing)
   • Le besoin est encore plus vrai si ces personnes sont à distance ou en télétravail, car cela oblige souvent à partager les infos de façon asynchrone (il est difficile de se réunir régulièrement et tous en même temps)

Maintenant que les fondamentaux sont posés, parlons des outils.

7 services de gestion de projet pour vos actions webmarketing

Tous les logiciels en ligne disponibles aujourd’hui permettent de partager des fichiers, échanger des messages dans un fil de discussion, créer des tâches et leur affecter un objectif de date et un responsable.

Dans la liste qui suit, ces outils ne sont pas présentés par ordre de préférence : chaque personne, chaque entreprise a ses propres goûts et besoins. Faites d’abord un rapide essai avec une version gratuite. Si le logiciel vous plait, vous motive à (faire) travailler et vous facilite la vie, alors n’hésitez pas à investir dans une licence.

Voici donc des outils recommandés : aucun n’est mauvais et selon vos goûts, vos habitudes, vous en trouverez certains excellents !

1. Asana – idéal pour la gestion des tâches et des projets, avec une interface conviviale

Asana est un logiciel de gestion de projet lancé en 2008. Il est aujourd’hui utilisé par des dizaines de milliers d’entreprises, dont AirBnB, Uber, Pinterest ou la National Geographic Society.

Avec Asana, vous pouvez suivre l’avancement de vos projets et de vos tâches, partager des fichiers avec les membres de votre équipe, discuter avec eux en temps réel (ou de manière asynchrone).

Il existe une version gratuite. La première licence Premium payante est à environ 14 euros par mois.

2. Trello – idéal pour créer des tableaux avec des cartes afin de suivre l’avancement des projets individuels

Trello est une référence mondiale : cet outil disponible en version gratuite a popularisé l’affichage de tâches et de projet sous forme de cartes qu’on peut glisser-déposer d’une colonne à une autre (qu’on peut intituler « Action à faire », « en cours », « à valider », etc.).

Il est pratique pour organiser un projet pour soi ou en collectif.

Son interface est pratique à utiliser et s’apprivoise en quelques clics. C’est bien plus ludique qu’une liste de tâches listées par email ou dans un tableau Excel. Une telle vue sous forme de colonnes remplies de « cartes » que l’on peut déplacer instantanément d’une colonne de statut à une autre s’appelle une vue Kanban.

Trello existe en version gratuite. La première version payante « Standard » est à 6 dollars par mois par utilisateur.

3. Monday.com – idéal pour la collaboration en équipe et la personnalisation des projets

L’outil Monday.com a dépoussiéré le suivi d’actions et le reporting des résultats avec une idée géniale : permet d’organiser des tableaux très agréables à utiliser, qu’on personnalisera instantanément autour de n’importe quel sujet.

En un clic à la souris, on réorganise les colonnes, on change une information, un nom de personne ou un statut.

Les tableaux permettent de suivre un projet, de créer des tâches affectées à des personnes, et d’imaginer et marquer les statuts de son choix en les identifiant par une couleur, une étiquette, etc.

Dit comme ça, on se dit que c’est banal. Sauf qu’à l’usage, l’interface liée à ces tableaux est agréable et puissante à utiliser.

Par exemple, on peut en faire un gestionnaire de publications d’articles pour un site éditorial, piloter des campagnes publicitaires sur le terrain (street marketing), dans un réseau de magasins ou sur internet.

Monday.com est gratuit à vie en mode bridé, pour 2 utilisateurs avec un nombre de tableaux limité.

La version payante démarre à 30 € / mois pour 3 utilisateurs mais il faudra payer quelques euros supplémentaires pour des vues vraiment efficaces (vues de calendrier personnalisées, Gantt, etc.)

4. Podio – une incroyable souplesse pour la personnalisation des flux de travail

Racheté en 2018 par Citrix, acteur mondial des applications embarquées, le service en ligne Podio a peu évolué graphiquement, et c’est dommage.

En effet, Podio est d’une puissance incroyable pour organiser des flux de travail (suivi d’une base de contacts, de fichiers à finaliser, etc.). Il permet de suivre des projets de façon très opérationnelle.

Sa force est de permettre de créer sans une seule ligne de code des fiches de suivi, des formulaires et des automatisations basiques autour d’entreprises, de personnes, de produits… Des « apps » gratuites ou payantes permettent d’étoffer Podio pour gérer de la facturation, des réservations, etc.

Automatisation de tâches et déclenchement d’actions

Point important, on peut automatiser des process. Dès qu’une information autour d’une action, d’un prospect ou d’une tâche à faire est changée ou atteint un certain seuil, Podio peut déclencher automatiquement la création d’une autre tâche, l’envoi d’un message d’alerte par email, etc. 

Vous pouvez donc utiliser Podio pour démarrer et suivre un projet, par exemple l’organisation d’un séminaire avec des tâches (identifier une salle, caler les interventions des conférenciers, etc.), mais aussi créer vos propres mini-bases de données pour lister des fournisseurs, des devis, etc.

Concrètement, toujours dans l’idée d’une organisation d’événement, si vous prévoyez d’inviter nominativement des personnes, vous pouvez créer une liste de prospect/clients, de journalistes à inviter, associer à chacun tel type de message / argument commercial ou cocher un statut « invité », « absent », « pas intéressé », etc.

Vous pouvez allez très loin, tout ça à la souris.

En résumé, on peut l’utiliser de façon basique pour suivre un projet ou de façon détaillée en ajoutant des champs d’information liés à un métier. Quasiment de quoi remplacer un système d’information interne !

Seul gros défaut : l’application mobile est médiocre. Ce sera un énorme frein pour ceux qui travaillent beaucoup avec leur téléphone.

Utilisez Podio quasi exclusivement sur votre ordinateur pour booster vos projets… sur un écran de téléphone, vous allez vite vous arracher les cheveux.

5. Basecamp – un outil de gestion de projet polyvalent

Comme tous les autres logiciels de référence, Basecamp permet de créer des fiches de projet, échanger des messages pour suivre l’avancement et rassembler les fichiers de travail.

Basecamp se présente comme une super boite à outils qui rassemblerait les points forts du tchat collaboratif de Slack, des listes d’actions d’Asana ou du partage de fichier sur Dropbox par exemple.

C’est assez vrai tant qu’on ne demande pas les fonctions les plus avancées. L’avantage de Basecamp est qu’il est assez intuitif et facile à utiliser, même pour ceux qui ne sont pas habitués aux logiciels de gestion de projet. Il faut juste s’habituer à son interface.

Vous trouverez beaucoup d’informations sur cet outil sur le web, car il existe depuis longtemps et a été adopté par de nombreuses entreprises.

L’inconvénient de Basecamp pour les petits projets est son prix : 99 dollars par mois.

Pour un projet de freelance ou qui mobiliserait seulement deux salariés, on peut trouver moins cher. Par contre, comme le nombre d’utilisateurs est illimité, Basecamp devient vite pour une TPE/PME dont l’équipe salariée dépasse quatre personnes, sans compter les intervenants et travailleurs externes qu’on pourra inviter.

Vous pouvez aussi utiliser la version gratuite Basecamp Personal pour vous faire un avis, mais elle est vite limitée.

6. Wrike, un excellent logiciel tout-en-un de gestion de projet et de collaboration

Rattaché comme son concurrent Podio au groupe Citrix, le logiciel en ligne de gestion de projet Wrike se distingue par une interface graphique plus moderne et une plus grande facilité d’utilisation pour les utilisateurs pressés, qui se contenteront des fonctions les plus communes.

Avec Wrike, vous pouvez vous inspirer de modèles de projets déjà prêts, et immédiatement suivre l’avancement de vos projets en temps réel.

C’est pratique pour des thématiques liées à l’organisation d’événement, le suivi d’un projet marketing (création de site internet, de vidéo, etc.), le lancement d’une marque ou bien d’autres choses passionnantes pour votre entreprise !

Une fois qu’on a compris le principe de l’outil, il est assez facile de confier des tâches et visualiser ce qui avance avec l’affichage en calendrier de type Gantt.

Vous pouvez tester gratuitement Wrike. La licence payante démarre à 9.80 dollars par mois par utilisateur.

7. Odoo, le logiciel tout intégré qui gère aussi des projets

Odoo est une plateforme extraordinaire pour la conduite d’un business. Gestion de site e-commerce, gestion d’équipe, facturation et paiement par internet ou dans un lieu physique, achat de fournitures et matières premières… Tout ou presque y est.

On retrouve évidemment les vues en calendrier, les vues Kanban (la fameuse vue par colonnes, où l’on peut glisser-déposer une tâche d’un état vers un autre). On a bien sûr la possibilité de dialoguer avec d’autres personnes du projet, etc. Odoo propose les fonctions de bases qu’on retrouve chez la plupart des logiciels en ligne.

Surtout, que ce soit gratuitement ou pour un prix modique (c’est selon vos besoins), Odoo rassemble en un seul endroit de coûteuses fonctions de pilotage d’entreprise qu’on doit habituellement acheter de façon séparée.

Son module de gestion de projet s’intègre avec les autres modules de la plateforme, comme la comptabilité, les ventes ou les ressources humaines. Ainsi, vous avez un outil puissant pour gérer vos projets sous la main, mais aussi (et surtout !) un système centralisé capable de générer des reportings ou créer des alertes vers un grand nombre d’opérations dans l’entreprise.

En somme, Odoo est plus riche et sophistiqué qu’un simple outil de gestion de projet avec son module Project, c’est pourquoi nous le listons à la fin.

En conclusion

Cet article a mentionné 7 outils de gestion de projet, qui apportent chacun de quoi structurer des tâches, organiser la communication entre des salariés et des personnes extérieures à l’entreprise (agence, freelance, consultant, etc.)

En voici la liste :

• Asana
• Trello
• Monday.com
• Podio
• Basecamp
• Wrike
• Odoo Project

Il en existe beaucoup d’autres et c’est à vous de les essayer pour trouver « chaussure à votre pied ». Vous pourriez être tenté de ne jamais vous lancer à force d’hésiter, de chercher l’outil parfait. Il n’existe pas !

Testez sans tarder l’outil dont le style et les captures d’écran vous inspirent, ou dont les avis d’utilisateurs vous parlent. Démarrez et construisez votre projet, en créant des tâches fictives pour tester le suivi d’une action, le tchat ou le partage de fichier avec un collègue.

C’est en sautant dans le bain que vous verrez progressivement si l’outil vous convient. Si vous souhaitez l’avis de l’équipe de Starter Clic, ou si vous souhaitez profiter de ces plateformes pour faire avancer votre webmarketing, contactez-nous.